День открытых дверей НКО
Шаг 1
Зачем мы это делаем?
У каждого фонда есть изрядное количество доноров, которые помогают дистанционно, и волонтеров, которые никогда не встречались ни друг с другом, ни с сотрудниками фонда. Конечно, раз эти прекрасные люди вам помогают, это признак того, что их доверие уже завоевано, но упрочить его никогда не лишнее, не говоря уже о том, как приятно говорить людям «спасибо». Кроме того, день открытых дверей — хорошая возможность ответить на все накопившиеся у людей вопросы, тем более что они часто повторяются. И, вообще, небольшой праздник без особого повода — это прекрасно!
Шаг 2
Где проводить мероприятие?
Логичнее всего, конечно, у вас в офисе, чтобы была возможность наблюдать, где вершатся великие дела, и где под рукой все материалы и документы, которые могут понадобиться. Это удобно и тем, что можно сэкономить силы и время, не разыскивая помещение. Но, конечно, такой вариант годится только в том случае, если позволяет географическое расположение офиса, а также его площадь: толпиться никто не должен и стульев должно хватать всем. Альтернативный вариант — в клубе или в кафе. И, конечно, это должно быть дружественное вам кафе, которое, как минимум, не возьмет денег за аренду, а, как максимум, что-то еще от себя предложит, например, чай и кофе. Еще один плюс внешней площадки в том, что можно устроить что-то вроде мини-концерта или капустника.
Шаг 3
Как построить программу?
Возможно, к вам придет достаточно много людей, и никому их них не должно быть скучно. Поскольку основная задача мероприятия — рассказ о работе фонда, можно устроить сессию вопросов и ответов с сотрудниками. Длинных докладов в стиле товарища Огурцова и масштабных выступлений стоит избегать, зато годятся любые интерактивные форматы, которые позволят максимально включить ваших гостей в процесс разговора. Можно сделать презентацию, но очень короткую, а лучше всего — слайд-шоу из фотографий, иллюстрирующих вашу работу, которые можно пустить на экране в постоянном режиме. Прекрасная тема — капустник, если на него хватит творческой энергии и креатива. Можно прямо на месте сделать что-то вроде стенгазеты. Главное, чтобы у вас была расписанная программа, хотя бы на три часа, по которой вы могли бы двигаться, пусть и внося коррективы по ходу дела. Не стоит рассчитывать на то, что люди будут занимать себя разговорами друг с другом только потому, что у них был общий повод собраться.
Шаг 4
Будет ли у мероприятия фандрайзинговая составляющая?
В данном случае, она не главная, но какие-то опции предусмотреть можно. Например, продажа работ, сделанных руками ваших подопечных. У вас обязательно должно быть несколько прозрачных опечатанных ящиков с логотипом вашего фонда, чтобы люди могли опустить туда деньги, если они что-то купят или просто захотят сделать пожертвование.
Шаг 5
Кормить ли людей?
Полноценный прием делать не имеет смысла, но предложить людям чай и кофе с «плюшками» и/или бокал шампанского было бы очень уместно. Если встреча будет в кафе, то при желании люди могут заказать горячее для себя сами. Никто не будет в претензии, что благотворительный фонд не закатил большой банкет в формате «первое-второе-компот».
Шаг 6
Чем украсить праздник?
Если будет какая-то живая музыка — отлично! Не оркестр, конечно, но что-то легкое, приятное. Поищите музыкально одаренного человека среди самих волонтеров. Также позаботьтесь о фотографе. Может быть, имеет смысл сделать для него отдельную «будку» в ретро-стиле, где ваши гости могли бы фотографироваться в каком-либо тематическом образе. Например, с плакатом «Я помогаю фонду такому-то». Если фото получатся хорошие, все потом с радостью будут их постить.
Шаг 7
Продумайте логистику.
Если мероприятие будет проводиться вне офиса, составьте список того, что вам важно не забыть привезти. В том числе, должно быть достаточно раздаточных материалов о фонде (буклетов, флаеров, визиток), прозрачный ящик для сбора пожертвований, микрофон, проектор и т. п. Прикиньте, нужны ли вам будет для всего этого машины. Собирайте все после окончания мероприятия, лучше всего, сверяясь с тем же списком, чтобы ничего не потерять.
Шаг 8
Анонсируйте ваше мероприятие заранее.
Анонс необходимо сделать не меньше, чем за неделю. Используйте для распространения информации и общедоступные средства коммуникации, такие как сайт вашего фонда и социальные сети, где, например, можно создать страничку мероприятия, и локальные, такие как интранет, если мастер-класс организован в офисе.
Шаг 9
Не упустите новичков.
Весьма вероятно, что к вам придут не только старые друзья, но и новые люди, которые хотят познакомиться с вашей работой поближе. Не пропустите этих людей, они могут стать вам большой подмогой в будущем. Попросите их внести свои контакты в заранее подготовленный лист регистрации или оставить свои визитные карточки. Это даст вам возможность в дальнейшем включить их всех в свою рассылку.
Шаг 10
Поблагодарите и тех, кто пришел, и тех, кто помог вам с организацией и проведением мероприятия.
Будет очень уместно, если по ходу мероприятия вы произнесете слова благодарности как можно большему количеству волонтеров и доноров лично. Ничего, если вы назовете не всех, если мероприятие получится очень масштабным, но если оно будет камерным, то можно и всех поименно. Также поблагодарите публично, например, в фейсбуке вашего фонда, и лично тоже, подготовив благодарственные письма для тех, кто помог с организацией, например, для руководства приютившего вас кафе.
Шаг 11
Сделайте пострелиз о мероприятии.
Напишите для сайта неформальный отчет о состоявшемся празднике, лучше всего с большим количеством фото. В соцсетях можно подать информацию несколько иначе: серией небольших постов, в том числе, с прямой речью ваших гостей. Также на вашем сайте и на страничке мероприятия в соцсетях должна появиться информация о собранной сумме пожертвований.
